Inschrijving

Brief ouders herberekening

 

Beschrijving hoe de  onthaalprocedure bij een eerste contact, bij de  start  van de opvang en bij het dagelijks onthaal ingevuld wordt.

Eerste contact

Doelstellingen:

  • Bij een eerste contact willen we dat ouders een duidelijk beeld krijgen van onze werking en onze pedagogische visie.
  • Het geven van een vertrouwensgevoel aan de ouders en kinderen.
  • Het maken van duidelijke afspraken omtrent de opvang, het beschikken over de nodige gegevens van het kind en de opvangvraag.

Werkwijze:   De ouders die op  zoek zijn naar kinderopvang komen bij ons terecht via mail, telefonisch of op  kantoor. Bij een eerste contact bevraagt en geeft de verantwoordelijke  informatie die gaat over hun opvangaanvraag (=startdatum van de opvang,  gewenste regio, opvangregeling).

Indien het gaat om  een opvangaanvraag op lange termijn dan wordt deze behandeld door de tverantwoordelijke van de desbetreffende  gemeente. De verantwoordelijke zal aan de ouders namen en adressen  meedelen van die kinderbegeleiders die een vrije plaats hebben voor de gewenste  periode. De ouders kunnen bij deze verschillende kinderbegeleiders op bezoek gaan.Wij adviseren ouders om hun kind, indien reeds geboren, mee te nemen naar de  mogelijke kinderbegeleider zodat beiden een eerste kennismaking kunnen hebben. Om  een eerste gesprek met de kinderbegeleider voor te bereiden, kunnen de ouders het  praatpapier gebruiken als leidraad. Dit papier bevindt zich op de website van  onze dienst. Een schriftelijke versie kan op vraag steeds bezorgd worden aan de  ouders.

Ouders kunnen in de  voorbereidende contacten met de kinderbegeleiders hun wensen kenbaar maken.  Kinderbegeleiders geven aan in hoeverre ze hieraan tegemoet kunnen komen. De  kinderbegeleiders vertellen hoe hun opvang verloopt en geven informatie over het  huishoudelijk reglement van de organisator. Deze informatie uitwisseling zal bepalen  welke kinderbegeleider de ouder al dan niet kiest. We adviseren ouders om te kiezen  met hun hart (voor iemand waarmee het echt klikt) en zich niet te fixeren op  praktische overwegingen.

Indien de ouders  een kinderbegeleider gekozen hebben, dan ondertekenen zij de  schriftelijke samenwerkingsovereenkomst tussen contracthouder en organisator. Dit kan  gebeuren bij de kinderbegeleider thuis of op kantoor. Wanneer de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst  getekend is én in het bezit is van de organisator of de kinderbegeleider, dan wordt deze  plaats bij deze kinderbegeleider aan de ouders verzekerd en dit na controle door de  desbetreffende verantwoordelijke. De verantwoordelijke van de regio  telefoneert de ouders altijd om deze garantie al dan niet te bevestigen.  Wanneer echter de startdatum van de opvang niet gekend is (bv. een werkloze  ouder die opvangplaats wenst) dan wordt in overleg met de kinderbegeleider slechts voor een bepaalde periode de opvangplaats gewaarborgd.

Indien de ouders de  schriftelijke samenwerkingsovereenkomst ondertekend hebben bij de kinderbegeleider, dan nemen ze terug contact  op met de verantwoordelijke. De ouders worden dan uitgenodigd om naar het  kantoor te komen of de verantwoordelijke gaat op huisbezoek bij de  ouders. Indien de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst op het kantoor wordt ondertekend, dan zal de  verdere inschrijving onmiddellijk plaatsvinden. Ouders kunnen samenkomen naar  het kantoor of ze kunnen beiden aanwezig zijn bij huisbezoek, maar één ouder volstaat ook.

Bij de inschrijving  wordt het huishoudelijk reglement toegelicht. Ouders ontvangen  hiervan een schriftelijk exemplaar. Alle inschrijvingsdocumenten worden ingevuld en ondertekend.

Bij een opvangvraag op korte termijn worden de adressen (telefonisch of schriftelijk) doorgegeven van de  kinderbegeleiders die op dat moment een vrije plaats hebben. We werken hiervoor met  een memobord, waarop alle namen staan van de kinderbegeleiders die op dat moment  een vrije plaats hebben. Doordat de tijd hier cruciaal is, wordt deze  informatie verstrekt door een personeelslid dat aanwezig is op het  secretariaat. Dit kan dus een verantwoordelijke zijn van een andere regio. Eens de ouder een  kinderbegeleider gekozen heeft en de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst tussen ouders en kinderbegeleider heeft ondertekend, contacteert de ouder de verantwoordelijke van de  desbetreffende gemeente en maken ze verdere afspraken. De hierboven beschreven  procedure verloopt dan op dezelfde wijze.

Indien de organistor de ouders niet kan helpen omdat er geen plaats is, dan geven wij de gegevens  van andere kinderopvangvoorzieningen door.

Bij de start van de opvang

Doelstellingen:

  • De ouders en de kinderen voelen zich welkom bij de kinderbegeleider en de oganisator.
  • De ouders krijgen een duidelijk beeld van de praktische werking van de opvang.

Werkwijze:   Ouders zijn bij een  eerste bezoek bij de kinderbegeleider welkom na afspraak en worden ontvangen in de  woonruimte. Eens de opvang is bevestigd, adviseren we de ouders om voor dat  opvang start een uitgebreid contact met hun kinderbegeleider te hebben. De ouders  krijgen nog eens de mogelijkheid om de leefruimtes van het kind bij de  kinderbegeleider te bezichtigen. In overleg kan er een kijkje genomen worden in de  slaapruimtes. Ouders en kinderbegeleider bespreken de inlichtingenfiche. De kinderbegeleider legt nog eens haar eigen breng- en ophaalritueel uit.  (bv. de ene kinderbegeleider houdt het brengmoment kort  en geeft uitgebreide informatie ’s avonds,  een andere kinderbegeleider verkiest net het omgekeerde).

Bijlagen: Praatpapier

 

Advertenties